Avant Scène : RH, logistique et projets événementiels enfin pilotés dans un seul Odoo

Objectifs :

Structurer la gestion RH de 120+ collaborateurs dans un outil unifié
Tracer en temps réel le matériel événementiel entre les sites et les événements
Piloter chaque projet de bout en bout, des charges aux présences terrain

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Nom du client

Avant Scène

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Secteur

Production événementielle

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Modèle

B2B

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Modules Odoo

Inventaire, Location, Congés, Employés, Projet

120+

Collaborateurs RH gérés dans Odoo

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6 mois

Durée de déploiement Odoo

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45

Utilisateurs Odoo actifs

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Le défi : coordonner 120 collaborateurs et un parc matériel répartis sur plusieurs sites, sans outil commun

Avant Scène est une agence marocaine de conseil en communication événementielle, dirigée par Myriam Abikzer. Forte de 120+ collaborateurs permanents répartis en pôles projet, aménagement, production et technique, l'agence déploie des événements d'envergure à travers le Maroc. Mais le quotidien opérationnel tenait sur un empilement d'Excel et de logiciels RH tiers déconnectés : contrats gérés manuellement, présences difficiles à consolider, planning des équipes jonglé entre plusieurs outils sans vision d'ensemble. Savoir qui était disponible, à quelle date un équipement rentrerait au dépôt, ou quel budget avait été consommé sur un projet — autant d'informations impossibles à lire en temps réel.

Le nouveau parcours : RH, matériel et projets pilotés dans un seul Odoo

Aujourd'hui, chaque collaborateur est intégré dans Odoo Employés : contrat, planning, congés et présences sont centralisés en un seul endroit. Dès qu'un événement est lancé, le chef de projet crée une fiche dans le module Projet et mobilise les ressources nécessaires. Le module Location indique en temps réel quels équipements sont disponibles, lesquels sont en transit entre le dépôt et un lieu d'événement, et à quelle date ils rentrent. Les équipes aménagement savent exactement où intervenir et quand. La direction lit l'activité de manière consolidée — charges, ressources, budgets — sans reconstituer les données manuellement.

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Ce que nous avons mis en place

Structuration RH & Personnel

Intégration des 120+ collaborateurs dans Odoo Employés
Centralisation des contrats et gestion des congés
Suivi des présences par pôle opérationnel
Coordination des plannings des équipes terrain

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Structuration RH pour 60+ utilisateurs

Centralisation des processus RH : gestion des collaborateurs permanents et intermittents
Planification des équipes par événement avec suivi des charges
Gestion des absences, congés et disponibilités en temps réel

Pilotage de projets & coordination opérationnelle

Chaque événement est géré comme un projet avec tâches, jalons et budget dédié
Coordination des équipes terrain avec vue planning consolidée
Reporting consolidé pour la direction : coûts, marges et rentabilité par événement

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Témoignage

Le mot du client

Avant Odoo, gérer autant de projets en simultané avec autant d'équipes sur le terrain, c'était un vrai casse-tête. Aujourd'hui, tout est dans un seul outil — et on a enfin une vision claire.